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domingo, 16 de agosto de 2009

Guia Para Organizar Un Evento (4ª Parte) La Estrategia













La Estrategia

Una vez tenemos definido de forma clara y concreta el objetivo del evento, el siguiente paso es delinear los pasos de la estrategia a llevar a cabo para alcanzar dicho objetivo.

Esta suele ser la parte mas difícil y complicada a la hora de organizar un evento, ya que debemos trabajar e investigar mucho.

Los pasos a tener en cuenta son:

.- Generacion de tormenta de ideas.

.- Investigar estrategias utilizadas en eventos similares anteriores por terceros (solo para inspiración o bases solidas, no para copiar dichas estrategias)

.- Crear borrador de ideas

.- Analizar detenidamente cada estrategia, ver pros y contras de cada una, trate de ver todos los aspectos negativos sobre todo, teniendo especial cuidado en no dejar pasar ninguno de ellos, piense en todo imprevisto posible que podria llegar a suceder.

.- Haga una selección preliminar de las ideas que a su criterio le parezcan las mejores.

.- Coteje dichas estrategias con el presupuesto disponible, y la realidad actual, compare y analize si es factible llevar a cabo la estrategia.

Esta definición de estrategias se ve potenciada y optimizada cuando 2 o mas personas trabajan conjuntamente en realizar este proyecto, ya que como dice el dicho: “dos cabezas piensan mejor que una”.

Vamos con un ejemplo:

La empresa X del rubro maquinaria agricola contrata un stand en Agroactiva.

Objetivos: posicionamiento de marca y generacion de ventas.

Generacion de tormenta de ideas: se reuniran el director, gerente de marketing, el gerente de ventas de la firma y podria convocarse a proveedores de eventos para que aporten sus conocimientos tambien.

.- Investigar estrategias utilizadas en eventos similares anteriores por terceros: cada uno comenta las estrategias utilizadas en Agroactivas anteriores que observaron y les llamo su atención, y creen son estrategias que le han dado resultado a su competencia, incluso se puede tratar de establecer contacto con dicha empresa y consultar como le fue.

.- Crear borrador de ideas: se hace una pizarra con todas las estrategias sugeridas.

.- Analizar detenidamente cada estrategia: es la parte mas difícil y que exige de gran esfuerzo mental, muchas veces motivo de peleas y discusiones cuando son 2 o mas personas que estan planificando la estrategia.

El director quiere poner un puesto de acreditaciones.

El gerente de marketing opina tener muchas promotoras y carteles luminosos.

El gerente de ventas sugiere capacitar los empleados propios para tratar de conseguir prospectos y cerrar ventas ahí mismo en el stand, analiza promociones de descuentos y otros.

.- Haga una selección preliminar de las ideas que a su criterio le parezcan las mejores: deciden capacitar los empleados para optimizar las ventas ya que es el objetivo que se persigue.

.- Coteje dichas estrategias con el presupuesto disponible, y la realidad actual, compare y analize si es factible llevar a cabo la estrategia:

Capacitar los empleados requiere de un curso de pocas horas de duracion , se determina factible.

Poner un puesto de acreditaciones exige tener computadoras y el stand es a cielo abierto, y como en agroactiva hay mucho viento y tierra, las pc se ensuciarian dando mala imagen y ademas peligran de averiarse, se determina que no es lo mas indicado.

El tener muchas promotoras y carteles luminosos genera un gasto que esta fuera del presupuesto, se determina que no es factible.

Como ultimo consejo de este capitulo, les digo que todo evento es unico e irrepetible, si por ejemplo es wedding planner (organizador de bodas) puede planificar 100 bodas y todas seran distintas, esto es porque cada cliente tiene gustos y objetivos distintos al resto. Esto es asi con cualquier tipo de evento.

¡Entonces utilize su criterio y originalidad para hacer de cada evento, el mejor de todos!

Hasta la proxima!

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